Enne sõidu planeerimist teavitatakse koordinaatorit (Maria Anderson, +372 56325382, maria.anderson@ut.ee) eeldavatest kuludest.
Kompenseeritakse transpordikulud (ühistranspordikulud) ja 1-öö majutus. Juhul, kui sõidab mitu üliõpilast koos, siis arvestatakse, mis on kõige odavam transpordikulu. 1-öö majutuse hind ei tohi olla üle 50 eurot.
Kompenseerimiseks on vaja saada Maria Andersonile (maria.anderson@ut.ee):
1. Kuludokumendid (paberil või e-vormis) – ühistranspordipiletid, arve majutuse eest jm;
2. Tasumist tõendavad dokumendid (kaardimaksekviitung, kui maksate kohapeal, või internetipanga maksekorraldus, kui maksate veebis);
3. Nimi ja arvelduskonto number, kuhu kompenseeritav summa tagasi kantakse.
Kompenseerimine toimub avalduse alusel, mis saadetakse teile pärast kõigi vajalike dokumentide saatmist. Avaldust loob ja täidab koordinaator ise.
Nende failidega (teie poolt jagatud dokumentid + avaldus), mida saadetakse tagasi, tuleb teha digiallkirjastatud konteiner. Seal peab olema majanduskulu aruande avaldus, piletid ja maksekorraldused. Failide nimed on juba ümberkirjutatud selle avalduse järgi.
Selleks, et luua digiallkirjastatud konteinerit, märgite kõik vajalikud failid korraga ära, vajutate hiire paremale klahvile ning valite Allkirjasta digitaalselt. See on sama protseduur nagu üksiku failiga, aga konteineris on mitu faili, mitte üks.
Seda allkirjastatud konteinerit saadate tagasi koordinaatorile.
Autokulude kompenseerimiseks on vaja lisaks registreerimistunnistus. Kui üliõpilane ei ole kantud sinna omaniku või kasutajana, siis tuleb ka lisada lihtkirjalik volitus sõiduki kasutamiseks.
Autokulude hüvitamise aluseks on ikka ühistranspordi pileti hind, sõltuvalt distantsist peaks juba 2 üliõpilast autoga olema sama hinnaga, mis ühistransport. 3 üliõpilast autoga on kindlasti soodsam kui ühistransport.
Kui üliõpilased liiguvad grupis, siis üks ostab piletid teiste eest kui see on võimalik.